¿Cómo autónomos, qué gastos nos podemos deducir en el IRPF?

La deducción de gastos suele generar muchas dudas a los que somos trabajadores por cuenta propia. Es conveniente conocer lo que la Agencia Tributaria permitirá como gasto deducible y aquello que, por contra, le dará motivos para desconfiar de nuestra actividad y provocar la posibilidad de recibir una Inspección

Si queremos evitar una visita incómoda debemos tener siempre en cuenta que un gasto deducible tiene que cumplir  una serie de requisitos:

1.- Debe derivar obligatoriamente de la actividad económica que desarrollamos

2.- Estar justificado mediante factura 

3.- Registrarse en la contabilidad.

Relación de gastos deducibles en el IRPF

A continuación veremos cuales son aquellos gastos deducibles más habituales contemplados en las casillas de la Declaración de la Renta, de la 097 a la 111:

Gastos de consumo de explotación: Se trata de los gastos derivados del mantenimiento y la producción. A esta partida corresponden las compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, el material de oficina, el combustible, los elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes.

Sueldos y salarios de los trabajadores: En esta casilla también se incluyen los gastos de viajes, las dietas y las retribuciones en especie.

Cotizaciones a la Seguridad Social tanto de los trabajadores como el de autónomo empresario.

Gastos de personal como indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes laborales, planes de pensiones o gastos de formación.

Arrendamientos, alquileres, cánones, asistencia técnica.

Gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.

Servicios de profesionales independientes como asesores, abogados o auditores.

Servicios exteriores de suministros de luz, agua, teléfono, publicidad entre otros.

Tributos fiscalmente deducibles (IBI, basura..).

Gastos financieros como préstamos y créditos, recargos por aplazamiento de pago de deudas.

Amortizaciones: En estimación directa simplificada las amortizaciones se calcularán linealmente de acuerdo con la tabla de amortizaciones simplificada.

Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales, de los créditos derivados de insolvencia o del inmovilizado intangible.

Otros gastos deducibles, excepto provisiones: compra de libros relacionados con la actividad, suscripción a revistas, gastos por asistencia a congresos, cursos y conferencias, seguro de enfermedad del autónomo, cónyuge e hijos hasta un máximo de 500 euros.

Oficina y local: Plenamente deducible junto con los gastos asociados (luz, agua, comunidad) cuando tienes un contrato de alquiler de negocio, con IVA. Si es también tu residencia, podrás deducirte un porcentaje de los gastos equivalente al porcentaje de la superficie que le hayas comunicado a Hacienda que dedicas a la actividad profesional, normalmente entre un 10% y un 50% del total de la vivienda.

Vehículo: Sólo para autónomos del sector transporte y agentes comerciales.

Teléfono móvil: En el caso de tener un mismo dispositivo móvil para fines laborales y también particular Hacienda te permite atribuir el 50% del gasto.

Dietas y gastos de viaje: Recuerda conservar las facturas.

Gastos de vestuario: Sólo de tipo profesional.

Los gastos de difícil justificación tienen un tope anual de deducción, equivalente a 2.000 euros cuando se trata de autónomos en estimación directa simplificada.

¿Qué gastos no desgravan el IRPF para el autónomo?

Una vez visto que gastos se pueden desgravar, ahora veremos cuáles no tienen la consideración de fiscalmente deducibles para la Agencia Tributaria:

Multas, sanciones y recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.

Donativos y liberalidades.

Pérdidas del juego.

Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.

IVA soportado que resulte deducible en la declaración del IVA.

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AUTÓNOMOS. CERTIFICADO DIGITAL

La implantación de los trámites telemáticos es ya una realidad extendida entre las distintas administraciones públicas. 

Administraciones como la Agencia Tributaria y la Seguridad Social han ido extendiendo los servicios on-line, hasta el punto de que cada vez es menos necesario personarse físicamente en las oficinas de una delegación para realizar cualquier procedimiento. 

Pero estos trámites telemáticos hacen necesario disponer de un sistema de firma que sustituya la rúbrica manuscrita en el papel. Esa firma es el certificado digital. Algo imprescindible ya  para los autónomos que quieran por ejemplo contratar un trabajador, ya que tanto la inscripción del alta del trabajador en el Régimen General de la Seguridad Social como la propia cotización y liquidación de los seguros sociales que genere dicho trabajador ha de realizarse vía telemática a través de nuestro Certificado Digital.

El Certificado Digital se ha convertido pues en una herramienta necesaria para operar con las Administraciones estatales, autonómicas o locales y en imprescindible para la contratación de trabajadores desde el año 2015. 

Las transmisiones telemáticas a la Seguridad Social se efectúan a través del Sistema RED, que requiere estar debidamente autorizado por la Tesorería General de la Seguridad Social.

Hasta ahora, para acceder a este servicio se requería del certificado SILCON o DNI electrónico, que permitía autentificar y asegurar la confidencialidad de las transmisiones.

Sin embargo, el certificado SILCON ha dejado de ser válido desde el recién pasado mes de septiembre de 2016. A partir de esta fecha, para el acceso al Sistema Red y al resto de los servicios disponibles en la Sede Electrónica, los autorizados deberán identificarse con cualquiera de los certificados digitales expedidos por las Autoridades de Certificación incluidos en la página web de la Seguridad Social.

¿Cuál es el Certificado Digital idóneo para los autónomos?

Lo más común es que el autónomo pase a utilizar el mismo certificado que emplea para realizar los trámites con la Agencia Tributaria, que puede obtenerse a través de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o el DNI electrónico. 

El problema es que no todos los contribuyentes están familiarizados con el uso de las nuevas tecnologías ni con la obtención y uso de certificados, cosa que puede no resultar tan simple como parece, ya que el tema varía según estemos ante un tipo u otro de autónomo

Así, si el autónomo que solicita el Certificado Digital es una persona física deberá ir a una Administración de Hacienda, Seguridad Social o Ayuntamiento y presentar el DNI y la Solicitud de Certificado previamente descargada de la página de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) con el fin de que le validen el código/clave que la FNMT le otorgó en el momento de la descarga previa del Certificado. 

Si fuera una Comunidad de Bienes, Sociedad Civil o similar, acudirá a Hacienda el representante con su DNI, junto con los estatutos y/o representación de la CB o SC, así como la solicitud de Certificado de la FNMT. 

Si se trata de una Sociedad Limitada o Sociedad Anónima, acudirá el administrador con su DNI, el Certificado del Registro Mercantil del Representante para Certificado Digital y la Solicitud de Certificado de la FNMT.

Una vez validado por la Administración a la que nos hayamos dirigido, procederemos, en el mismo ordenador donde solicitamos la descarga previa del certificado, a terminar de completar el proceso de descarga e instalación del mismo, introduciendo para ello el Código de solicitud (otorgado previamente y validado en la Administración a la que fuimos), primer apellido y número de DNI - NIF - NIE.

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¿Qué ocurre con el Iva de las facturas que no cobramos?

Muchos profesionales y autónomos, desconocen la existencia de una ley que permite recupera el IVA de aquellas facturas impagadas

Uno de los grandes problemas a los que se enfrentan hoy en día los autónomos es al hecho de que terceros no abonen sus facturas por los servicios prestados o los productos vendidos.

Obvia decir, que las repercusiones para la empresa afectada son muy negativas. Por este motivo, la Agencia Tributaria, para contrarrestar este perjuicio, nos facilita la recuperación de ese IVA que hemos liquidado por la factura emitida y que finalmente resulta que no vamos a cobrar

Para ello debemos cumplir una serie de requisitos:

1.-El cliente moroso debe ser autónomo o empresa.

2.-Es preciso que hayas registrado la citada operación en tu contabilidad y liquidado el IVA.

3.-El impago tiene que ser de al menos seis meses desde la emisión de la factura.

4.-Haber reclamado el pago de la deuda de manera oficial.

Asimismo, una vez que ya has liquidado el IVA de una factura que ves prácticamente imposible cobrar, los pasos para recuperar el importe de la misma son los siguientes:

1.-Es preciso anular la factura original emitiendo una rectificativa.

2.-La factura impagada se debe reclamar a través de los tribunales o notarialmente.

3.-Mandar a la Agencia Tributaria la factura rectificativa.

4.-La factura rectificativa irá incluida en el modelo trimestral dentro del periodo donde emites la rectificativa.

Es importante hacer incapié en el hecho de que si queremos conseguir la devolución del IVA es preciso que cumplamos con los plazos que nos exige la ley: 

La factura rectificativa debe emitirse a lo largo de los siguientes tres meses una vez que se cumplan los seis meses de cortesía al moroso. En el caso de las empresas grandes este tiempo se alarga hasta el año. En el caso de que por ejemplo tengas una factura emitida con fecha de diciembre de 2014, a partir de junio de 2015 será considerada como incobrable y no será hasta septiembre de este año cuando puedas realizar la factura rectificable.

Por último no debemos olvidar que esta operación no se emplea para la devolución trimestral del IVA. Su propósito es compensar el IVA ingresado en Hacienda por un producto o servicio prestado y que no hemos cobrado.

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