Todo lo que podemos deducirnos (o no) los autónomos

Aprovechando que ya nos encontramos en el mes de Julio y que, por tanto, ahora nos toca rendir cuentas ante la Agencia Tributaria por nuestros ingresos y gastos durante los meses de Abril, Mayo y Junio, es buen momento para recordar que gastos nos podemos deducir los autónomos

DEDUCIBLES

CUOTA

Ser autónomo y pagar la cuota correspondiente a la Seguridad Social es un gasto deducible.

VIVIENDA

Al registrarnos en el impuesto de actividades económicas (IAE) hay que especificar dónde se desarrolla la actividad y qué cantidad de la superficie total se ocupa. 

Los autónomos que trabajemos desde casa, demostrando el domicilio como sede del negocio, podemos deducirnos gastos como el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI), el seguro del hogar y la comunidad, entre otros.

La nueva norma incluye además como gastos deducibles, los suministros de luz, gas, agua, teléfono e internet. El porcentaje de estos gastos desgravables, será el resultado de aplicar el 30% a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior. La deducción final sería inferior al 10% de la facturación para la mayoría de los autónomos.

Si vivimos en un piso de alquiler y el arrendador está dispuesto, se le pueden pedir dos facturas diferentes: una normal y otra con IVA, para poderla deducir.

Aun así, la normativa abre la puerta a que los autónomos podamos deducirnos un porcentaje mayor del que refleja la regla objetiva, pero para ello tendremos que demostrar que tiene tal derecho y ello no siempre es fácil. Tendremos que buscar medios de prueba que justifiquen que, por la naturaleza de la profesión o por las horas dedicadas o por cualquier otro motivo, el porcentaje de deducción es mayor del que sale al aplicar la fórmula.

El seguro del hogar, tanto de alquiler como de compra, también contabiliza en este apartado.

OFICINA

• Alquiler y reparación: las cuotas de arrendamiento de un local o terreno serán deducibles, así como el mantenimiento de las instalaciones, siempre que no conlleven una mejora o ampliación.
• Material: pide la factura de libretas, bolígrafos, clips y podrás desgravarte el IVA.
• Ordenador: si cuesta más de 800 euros puede amortizarse. Es decir: en lugar de computarlo de golpe, hacerlo a lo largo de un tiempo.
• Periféricos: impresora, lápices de memoria (USB), cables HDMI, discos duros, etcétera para sacarle el máximo rendimiento, siempre con factura.

TRANSPORTE

Billetes y tarjetas de transporte público son asimismo deducibles.

COCHE

El uso del vehículo particular del autónomo es uno de los aspectos más controvertidos a la hora de desgravar y, pese a que la norma detalla los casos deducibles, existe un largo etcétera de gastos sobre los que Hacienda decide a su propio arbitrio.

En el caso de ciertos tipos de vehículo como los catalogados para el transporte de mercancía, el gasto del combustible y el IVA correspondiente son deducibles. En el resto de casos, la desgravación se limita al 50% del IVA de la compra y mantenimiento.

La Ley de IVA, en su artículo 95.2, permite deducir entre el 100% y el 50% del IVA de los gastos del coche del autónomo dependiendo de la afectación del mismo a la profesión, o el tipo de vehículo. La Ley de IRPF, por su parte, solo permite afectaciones del 100% de cara a desgravar dichos gastos.

¿Qué es eso de afectaciones? Cuando se dice que un bien está afectado al 100% a la actividad del autónomo significa que lo utiliza exclusivamente para su trabajo. Ahí está el problema: si sólo se tiene un vehículo, Hacienda entenderá que se utiliza tanto para la actividad profesional como para la vida personal.

¿Cómo saber cuánta gasolina se emplea para la actividad profesional y qué otra parte se emplea en la personal? Demostrarlo es complicado y en general la afectación al 100% depende de la actividad profesional en la que se esté inscrito en el Impuesto de Actividades Económicas, proceso que se realiza cuando nos damos de alta en Hacienda. De ahí que actividades profesionales como comerciales o transportistas sí puedan deducir el 100% de los gastos relacionados con su coche y el IVA, mientras que el resto de autónomos solo podemos afectar el coche al 50%.

La deducción del 100% atañe a vehículos mixtos para transportar mercancías, para viajeros como los taxi, los coches empleados para la enseñanza de conductores y pilotos, los que valen para realizar pruebas, ensayos y promociones, además de los habituales desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.

Dependiendo de la actividad, la gasolina es desgravable. No hay normativa al respecto, pero lo más recomendado es deducirse un 50% porque si se declara al 100%, ha de demostrarse que ese vehículo y su consumo es exclusivamente para uso profesional. Y eso es difícil.

El parking, por ejemplo, es deducible cuando se afecta cien por cien a la actividad.

DIETAS

Como novedad en la nueva ley, los autónomos podremos deducirnos hasta 26,67 euros al día por manutención, 48,08 euros cuando estemos en el extranjero. Para justificarlo, deberemos siempre pagar con tarjeta de crédito a fin de identificar la hora y el pago.

Ambas cifras son los importes deducibles que ya se contemplan en el reglamento del IRPF para los asalariados que reciben ese dinero de manutención por parte de sus empresas.

INFORMÁTICA

Diseño, dominio, hosting y licencia de software de la página profesional del autónomo o su empresa son deducibles, lo mismo que la publicidad en Adwords, Twitter, Facebook, los softwares de márketing y todas las herramientas de gestión, programación o consultoría.

PERSONAL

Cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores, formación, pagas extraordinarias, premios, viajes de trabajo, seguros de accidentes o indemnizaciones por rescisión de contrato, por ejemplo, son también deducibles.

Si además, los autónomos necesitamos contratar el servicio de un profesional externo como un abogado también son gastos deducibles cada trimestre.

Todos los programas de facturación, que nos ayudan a llevar la contabilidad diaria del negocio, son asimismo desgravables.

PRÉSTAMOS, DONATIVOS Y PAYPAL

Todos los intereses de préstamos, créditos y subvenciones son deducibles como gastos extra relacionados con el trabajo autónomo. Los justificantes de todos son necesarios.

Un 30% de los donativos a entidades públicas también son deducibles. A universidades, Ayuntamientos o a la ONCE, por ejemplo.

Si los autónomos vendemos y/o compramos a través de la plataforma de pago seguro Paypal, podemos desgravarnos las comisiones por pago.

VESTUARIO

Los autónomos que necesitemos algún tipo de vestuario específico para nuestro trabajo como monos de protección, cascos, chalecos, etcétera, también podemos desgravarnos esta compra de los gastos. 

FORMACIÓN

Formarse para ser más competente también cuenta como una actividad relacionada con el negocio. Hay que guardar la factura. Lo mismo sucede con las entradas a ferias, congresos y demás eventos también pueden incluirse como gasto justificado y, por tanto, desgravar el IVA, si tenemos facturas.

SALUD

Las mutuas privadas de salud están relacionadas con la actividad profesional de los autónomos porque, si dejamos de trabajar, perdemos dinero. Por eso, es otro gasto que podemos deducir.

OTROS GASTOS

Aquí empieza la problemática entre los contribuyentes y Hacienda. Los contribuyentes consideramos que muchos gastos son deducibles porque son necesarios para el desarrollo de nuestra actividad pero, sin embargo, a la Administración no le parece así.

NO DEDUCIBLES

Los recibos de compras en el supermercado, bares, ropa (salvo que la profesión lo justifique), las multas y las sanciones, las pérdidas del juego, los donativos y las liberalidades o los gastos vinculados con paraísos fiscales. Si imputamos un gasto siempre lo tenemos que poder acreditar. 

Fuente: Google imágenes

Si no facturamos, ¿estamos obligados a declarar?

Un error que cometen muy habitualmente las personas que han empezado una actividad profesional o un pequeño negocio, es el de creer que no tienen que presentar el modelo trimestral correspondientes a los pagos trimestrales de IRPF, cuando se está en régimen de estimación directa (modelo 130)y de IVA, cuando no se ha facturado nada.

Es lógico y desgraciadamente normal, que en los primeros meses no se facture nada. 

En estos casos, ¿estamos obligados a presentar los modelos las declaraciones trimestrales ante Hacienda?

La respuesta es sí. Sí hay obligación de presentar los modelos oficiales aunque no hayamos facturado absolutamente nada.

¿Por qué debemos presentar los modelos aunque no hayas facturado?

Porque aunque no hayamos facturado nada, sí podemos tener gastos relacionados con la actividad, como las cuotas de autónomos a la seguridad social, compra de materiales, gastos de transporte… Si no cumplimentamos el modelo informando de los gastos, no podremos deducírlo posteriormente.

Porque tenemos la obligación de informar a Hacienda de todos nuestros movimientos. De esta forma evitaremos que si Hacienda no recibe ninguna información de nuestra actividad después de darnos de alta, presuma que estamos defraudando por no estar tributando al no declarar lo facturado, aunque no sea cierto.

Modelos que tenemos que presentar

IVA 

Modelo 303. Declaración de IVA trimestral.

Modelo 390. Declaración de IVA resumen anual.

IRPF 

Modelo 130, Pago Fraccionado de retenciones del IRPF, en régimen de Estimación Directa

Modelo 131. Pago Fraccionado de retenciones de IRPF, en régimen de Estimación Objetiva (módulos)

Modelo D100, Declaración anual del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas.

En el caso del modelo 131, al hacer referencia al régimen de estimación objetiva (módulos) y pagar una cantidad fijada en cada período impositivo, por la Agencia Tributaria, cuando comenzamos el año o cuando comenzamos la actividad, da igual que facturemos o no. En estos supuestos, si nos acogemos a este régimen de tributación, durante el año en cuestión, cada trimestre pagaremos siempre la misma cantidad independientemente de si tenemos ingresos, beneficios o no.

En cuanto a los modelo 130 y 303 que son los que ahora nos interesa, tenemos dos opciones de cumplimentarlos a la hora de presentarlos:

1º. Sin actividad

Tendríamos que marcar en la liquidación trimestral de IVA (modelo 303) la casilla “Sin actividad”, además de cumplimentar los datos identificativos, fecha, lugar y firma. Al marcar esta casilla, se supone que no estamos realizando ninguna actividad susceptible de generar ingresos. Pero atención, si no generamos ingresos tampoco generamos gastos. 

Con esta opción no es posible deducirse los gastos ocasionados por el desarrollo de la actividad, pues se considera que no hay actividad.

Si se presenta el modelo de IVA trimestral (modelo 303), tendrás que presentar el modelo 390 de IVA anual en las mismas condiciones.

En cuanto al modelo 130, aunque declaremos en IVA, "sin actividad", estamos obligados a presentarlo, aunque evidentemente poniendo en la casilla de ingresos y gastos "0" y marcando la casilla "autoliquidación negativa".

Por último, la Declaración del Impuesto de la Renta anual (modelo D100) tendremos que presentarla como cualquier persona física, aunque no hayamos obtenido rendimientos suficientes ni lleguemos al límite legal establecido como obligación para presentar la Renta. Si hemos ejercido una actividad económica (si somos autónomo o profesional), estamos obligados a presentarla aunque nuestros ingresos hayan sido cero.

2º. Con actividad

Podemos presentar el modelo 303 de manera normal, declarando que hemos ejercido una actividad indicando el régimen al que pertenecemos (régimen general, simplificado, etc.....). 

En este caso informamos a Hacienda que estamos desarrollando nuestra actividad, pero que aún no ha dado sus frutos (pero si sus gastos…). Presentaremos este modelo cada trimestre, indicando en la parte de IVA devengado lo facturado (que en este caso al no haber facturado nada, sería 0) y en la parte de IVA Soportado, incluiríamos tanto la base imponible del gasto que hemos tenido con nuestra actividad, así como su cuota de iva correspondiente.

En el último trimestre del año, podemos elegir entre solicitar la devolución del IVA de los gastos deducibles total del año o bien podemos optar por compensar ese IVA negativo en los ejercicios siguientes. 

No hay que olvidar que junto al modelo 303 del cuarto trimestre tendremos que presentar también el modelo 390, don de se recoge el resumen anual del IVA tanto devengado como soportado.

Al declararnos con actividad, tendremos que presentar el modelo 130, pero a diferencia del comentado más arriba, la casilla de gastos deducibles se pondrá la cantidad total de los gastos que vayamos acumulando desde que comenzamos nuestra actividad o desde el comienzo del año. Como el resultado es negativo, ya que no hay ingresos, la cantidad resultante será 0 y marcaremos la casilla de "autoliquidación negativa". 

Por último, al año siguiente, presentaremos el modelo D100 (Declaración Anual de IRPF), pero, al igual que he comentado en el punto anterior, aunque no estemos obligados a presentarla por no llegar al límite legal establecido, si estaríamos obligados por el mero hecho de desarrollar una actividad económica o profesional.

Algunos Matices:

Cuando al menos el 70% de nuestros ingresos son procedentes de actividades profesionales y/o empresariales y por tanto han tenido retención o ingreso a cuenta, no estaremos obligados a realizar la liquidación trimestral. Este dato es importante y necesario indicarlo en el modelo de alta de declaración censal (036/037) que se presenta previamente al inicio de la actividad.

Asimismo, si éste hecho se produce no inicialmente sino durante el desarrollo de nuestra actividad, debemos poner en conocimiento de la Agencia Tributaria, mediante el mismo modelo 036/037, la circunstancia de que ya no estamos obligados a presentar el modelo 130, presentando sólo el modelo del IVA (303)  

Si por cualquier motivo, causamos baja en el RETA durante el año, por ejemplo en Junio, y tenemos IVA negativo, si queremos solicitar la devolución de ese IVA, lo tendremos que hacer presentando el modelo correspondiente al cuarto trimestre. Asimismo, también estaremos obligados a presentar el modelo 390.

Soy formador ¿cómo declaro los cursos que imparto?

Para saber cómo declarar los cursos, conferencias o ponencias en los que participamos hay que atender al artículo 17.2 c) de la Ley del IRPF, que dice que: ".....tendrán la consideración de rendimientos del trabajo; Los rendimientos derivados de impartir cursos, conferencias, coloquios, seminarios y similares".

No obstante, en el punto 17.3, establece que "cuando los rendimientos a que se refieren los párrafos c) y d) del apartado anterior y los derivados de la relación laboral especial de los artistas en espectáculos públicos y de la relación laboral especial de las personas que intervengan en operaciones mercantiles por cuenta de uno o más empresarios sin asumir el riesgo y ventura de aquéllas supongan la ordenación por cuenta propia de medios de producción y de recursos humanos o de uno de ambos, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios, se calificarán como rendimientos de actividades económicas".

Es decir, que estos rendimientos pueden catalogarse como rendimientos del trabajo o como actividad económica.

Veamos la diferencia entre uno y otro con más detalle:

                                                                                                Como rendimientos del trabajo

Con carácter general se consideran rendimientos del trabajo  los rendimientos derivados de impartir cursos, conferencias, coloquios, seminarios y similares.

No es necesario darse de alta en ninguna actividad económica en Hacienda.No tenemos que comunicar nada en Hacienda

En este caso, las cantidades percibidas están sujetas a una retención del 18% (desde enero 2016), que el empleador deberá declarar e ingresar mediante el modelo 111 (en el apartado 1, rendimientos de trabajo) y posteriormente en la informativa anual, modelo 190, como clave F (Rendimientos del trabajo: cursos, conferencias, seminarios y similares y elaboración de obras literarias, artísticas o científicas), subclave 02.

Como son rendimientos del trabajo no hay que hacer factura, ni estará sujeto al IVA, bastando un recibo donde figure la retención.

A la hora de hacer la Declaración de la Renta los ingresos irán en rendimientos del trabajo y descontaremos las retenciones . ¿Hay un mínimo? No. ¿Hay un máximo? Tampoco. 

Obviamente, nos estamos refiriendo a una colaboración esporádica para dar un curso o ponencia, no que estemos contratados como profesores, en cuyo caso ya habría una relación laboral, con su correspondiente nómina.

Como actividad económica

Se considera actividad económica cuando intervenimos como organizadores de los mismos, lo ofrecemos al público y concertamos con los profesores o conferenciantes su intervención o cuando participamos en los resultados que se deriven de ellos.

En este caso, si hay que darse de alta mediante el modelo 037, en la actividad económica correspondiente (los epígrafes de enseñanza son del grupo 93), si es que no lo estamos ya.

También se considera que se obtienen rendimientos de actividades económicas de cursos o conferencias cuando ya venimos ejerciendo una actividad económica y participamos en ellos, aunque se realicen de manera accesoria u ocasional, en materias relacionadas directamente con el objeto de nuestra actividad, de manera que pueda entenderse que se trata de un servicio más de los que  prestamos.

Una vez que hemos determinado que se trata de rendimientos de actividades económicas habría que ver si esos rendimientos están o no sujetos a retención, y eso dependerá de si la actividad económica es profesional o empresarial.

En resumen, tendrán la consideración de rendimientos profesionales los obtenidos por los profesores, cualquiera que sea la naturaleza de las enseñanzas, que ejerzan la actividad, bien en su domicilio, casas particulares o en academia o establecimiento abierto. La enseñanza en academias o establecimientos propios tendrá la consideración de actividad empresarial.

Si es profesional, está sujeto a retención (9%, 15% ó 19% según los casos), y el pagador deberá declarar e ingresar el importe mediante el modelo 111, apartado 2 de actividades económicas. Y en el anual modelo 190, clave G, subclave 01 ó 03 según corresponda.

Una última cuestión es la exención o no del IVA en los cursos.

Y hay que decir que no se puede generalizar, depende de qué formación estamos hablando para saber si se le aplica o no IVA.

La Ley del IVA 37/1992 en su Art. 20.9  hace mención al tipo de formación exenta de aplicación del impuesto. No obstante, diversas sentencias  han obligado a matizar este articulo y considerar la formación impartida por centros no autorizados exenta del impuesto.

En la consulta vinculante V099-13, viene muy bien explicada la situación, y en ella se indica entre otras cosas que:

La competencia para determinar si las materias que son objeto de enseñanza por un determinado centro educativo se encuentran o no incluidas en algún plan de estudios del sistema educativo a efectos de la aplicación de la mencionada exención y teniendo en cuenta a tal fin los criterios anteriormente expuestos, corresponde al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

Es decir, muy importante acreditar que el contenido de esa formación que facturamos exenta del impuesto del IVA forma parte de un plan de estudios del ministerio.Por tanto, cuando se trata de actividad económica, si deberemos emitir una factura, que en unos casos deberá incluir la retención del IRPF y el IVA correspondiente.

¿Tengo que poner algo especial en la factura?

Sí. Con relación a la emisión de las correspondientes facturas se debe indicar en ellas:

“Esta formación está exenta en virtud del Art. 20, punto 9 de la Ley IVA 37/1992”

También es muy importante que no olvidemos que si el destinatario de nuestra factura de formación es un profesional/empresario, dicha factura deberá llevar aplicada la correspondiente retención profesional por IRPF. Que la formación esté exenta de IVA,  no significa que no debemos aplicar retenciones por IRPF en las facturas.