Factura Rectificativa: ¿Qué es?

Recientemente me he encontrado con una cuestión, que creía que era clara y obvia, pero que sin embargo presenta problemas en la práctica y que no es otra que la conocida Factura Rectificativa

Una factura rectificativa como su propio nombre indica, es una factura que se emite para realizar un tipo de modificación o ampliación concreta con respecto a la factura original.

Al contrario de lo que la lógica pueda pensar, si nos damos cuenta de que hemos cometido un error en alguno de los datos o importes de una factura, en lugar de acudir al documento original y realizar la corrección correspondiente, debemos emitir una nueva factura que rectifique, o amplíe la parte implicada, preservando así intacta la validez de la factura original.

Algunos de los motivos que nos lleva a expedir una factura rectificativa pueden ser:

1. Error en alguno de los datos profesionales de la factura
2. Fallo a la hora de calcular los importes expuestos
3. Ausencia de información relevante en el documento

En el caso de que lo que necesitemos modificar sea el importe de la factura, es importante hacerlo dentro de los cuatro años desde la fecha de devengo. La factura rectificativa incluirá exclusivamente el importe de la modificación, que puede ser positivo o negativo. En este caso ambas facturas (la original y la rectificativa serán válidas)

También podemos emitir una factura rectificativa con todos los datos correctos. Si lo hacemos así, se entenderá que esta última sustituye a la original anulándola.

Existe la posibilidad de rectificar varias facturas en una sola, siempre y cuando se identifiquen todas las facturas que queremos rectificar.

¿Qué debe contener una factura rectificativa?

Al emitir una factura rectificativa no debemos olvidar incluir:

1. Todos aquellos datos que permitan identificar la factura original que se quiere modificar (número y fecha).
2. El motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se va a efectuar.
3. Debe ponerse claramente que se trata de una factura rectificativa.
4. Llevará una numeración diferente a la original.
5. Cuidado con las facturas rectificativas negativas

¿Son posibles la emisión de facturas rectificativas negativas?

Si, es posible. Por ejemplo, en el caso de que se proceda a la devolución de una mercancía concreta. Sin embargo debemos tener mucho cuidado cuando se den estos casos, ya que puede ser motivo de rechazo por la Agencia Tibutaria (AEAT).

Si se trata de un bien material y emitimos una factura rectificativa solicitando la devolución, no suele haber ningún inconveniente, sin embargo es muy difícil justificar ante la Agencia Tributaria, la anulación de una prestación de servicios.

El IVA en las facturas rectificativas

Algunos profesionales autónomos, si vemos que en algún trimestre concreto no vamos a poder hacer frente a la declaración trimestral de este impuesto, utilizamos las facturas rectificativas mediante una negociación previa con sus clientes, para posponer el pago a otro trimestre mejor.

Existen dos supuestos que implican modificar el IVA de una factura

1. Modificar el IVA en una factura

Tendremos que emitir una factura rectificativa en caso de que la cuotas repercutidas del IVA se hubiesen calculado de forma incorrecta.

     2. Recuperar el IVA de una factura impagada

Puede ocurrir que hayamos emitido facturas a alguno de nuestros clientes habiendo declarado y pagado el IVA correspondiente por ellas, y sin embargo no las hayamos cobrado. En este caso, es posible utilizar la factura rectificativa para recuperar dicho IVA.

Tendrá como objetivo modificar la base imponible de la factura original, y anular la cuota repercutida.

Cómo emitir una factura rectificativa

Los pasos a seguir son:

1. Contaremos con el plazo de un mes para emitir la factura rectificativa correspondiente.
2. Posteriormente, en el plazo de un mes desde la emisión de dicha factura rectificativa, comunicaremos por escrito a la Agencia Tributaria, que hemos procedido a modificar la base imponible y anular así la cuota repercutida en la factura original. Con este documento, deberemos adjuntar copia de la factura original y rectificativa, así como la acreditación de que nuestro cliente se encuentra en situación de quiebra o concurso de acreedores.

Que datos debemos incluir 

Lo datos que debemos incluir en una factura rectificativa son muy intuitivos. Tomaremos como base la factura previa, realizaremos los cambios pertinentes y añadiremos los siguientes puntos:

• Indicar que se trata de una factura rectificativa.

• Número de serie: Al igual que las facturas ordinarias siguen un orden, las facturas rectificativas también deberán contar con un número de serie diferente al de las ordinarias para poder distinguirlo. Por ejemplo, si nuestras facturas ordinarias están numeradas tal que así 1-2016, 2-2016… nuestras facturas rectificativas pueden tener una “R” delante de la numeración para distinguirlas R1-2016, R2-2016…

• Referencia a la factura modificada: Por supuesto nuestra factura rectificativa deberá hacer referencia a la factura ordinaria que vamos a modificar. Debemos indicar el número de serie de la factura inicial en algún apartado.

• Modificaciones: Debemos especificar aquello que vayamos a cambiar, añadir o eliminar, así como las causas que lo provocan.