Autónomos: El Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo

Desde septiembre de 2016 y por orden del Ministerio de Empleo, el libro de visitas forma ya parte del pasado en las Inspecciones de Trabajo. 

Desde el 12 de septiembre de 2016 el Libro de Visitas, en el que los Inspectores de Trabajo anotaban las diligencias que encontraban en su visita a las empresas, ha dejado de ser obligatorio para los autónomos y emprendedores. 

Con el adiós definitivo al Libro de Visitas, la responsabilidad de documentar las actuaciones de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social recaen, ahora, en los inspectores que extenderán diligencias según la orden, a través de medios electrónicos y dejarán constancia del trámite en las propias oficinas de Inspección. 

El contenido de la diligencia estará relacionado con la visita de la Inspección: las materias o aspectos sometidos a examen y las incidencias que pudiera haber. 

Las diligencias deberán ser conservadas por la empresa durante un plazo de cinco años y estar a disposición de la Inspección. 

Además, la orden del Ministerio también insta a la conservación de las diligencias realizadas los Libros de Visitas, electrónicos o en papel, anteriores a la entrada en vigor de la norma también durante cinco años. 

La desaparición del tradicional Libro de Visitas, que se remonta a la creación de la Inspección de Trabajo hace más de un siglo, supone la reducción de cargas administrativas y según el Ministerio de Empleo un ahorro de 700 millones de euros. 

Hasta julio de 2015, los autónomos y pymes estábamos obligados a disponer de un libro de visitas en nuestro centro de trabajo, tuviéramos o no trabajadores a nuestro cargo. 

Era necesario tener uno por cada centro de trabajo e incluso uno para el domicilio del autónomo si trabajaba desde casa. 

Dichos libros debían estar convenientemente registrados ante la inspección de trabajo y debían ser conservados durante toda la vida del negocio. 

La aprobación de la Ley 23/2015, de 21 de julio, relativa a la nueva Ley Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, supuso la esperada desaparición de los libros de visita físicos con objeto de reducir la carga administrativa que supone comenzar un negocio en nuestro país. 

A partir de ese momento los inspectores de trabajo prepararan un escrito por cada inspección que realicen, el cual deberán remitir a los autónomos y pymes que inspeccionaran preferentemente mediante medios electrónicos o bien mediante un documento autocopiativo, del que entregará copia a la empresa.. 

Esta novedad se aplicó para todos los centros de trabajo creados a partir de la aprobación de dicha normativa, que ya no debían adquirir un nuevo libro de visitas. 

Ahora bien, las pymes y autónomos que ya disponían de libros de visita debían mantenerlos mientras no se dispusiera lo contrario ya que las diligencias de los inspectores de trabajo se seguirían anotando en los mismos, al no considerarse una carga administrativa adicional. 

El Libro de Visitas Electrónico (LVE) es una aplicación web a la cual puedes acceder desde internet, (por lo que no requiere ningún tipo de instalación en tu equipo) y donde se gestionan y recogen todas las actuaciones que lleve a cabo la Inspección de Trabajo de la Seguridad Social o bien los técnicos habilitados de las Comunidades Autónomas. 

Este LVE sustituye a los libros de visitas tradicionales, pero es necesario que solicites esta sustitución, ya que solo puedes usarlo si expresamente lo solicitas y se te autoriza para ello. 

Requisitos para usar el Libro de Visitas Electrónico 

Los requisitos que debes cumplir para tener el libro de visitas electrónico son los siguientes: 

• Disponer de un equipo que tenga conexión a través de internet a la aplicación del LVE y que disponga de un lector de tarjetas inteligentes (smartcard) de forma que los inspectores o técnicos puedan usar sus tarjetas.
• Además debes instalar en tu equipo los drivers de reconocimiento de certificados electrónicos y el Certificado raíz del Ministerio de Trabajo e Inmigración 

Para volver a usar el libro de visitas convencional es necesario dar de baja el LVE, y volver a solicitar el libro de visitas convencional para el centro o centros de trabajo de la empresa.